提升商务英语写作水平的小技巧

  商务英语写作目前在生活中有越来越广泛的应用，每个人都有必要了解商务英语的一些写作知识和规范。但目前很多英语学习者并没有系统接触过商务英语写作的教材或者资料，对商务英语可能比较陌生。现在长沙美联英语培训学校就为大家介绍一些提升商务英语写作的小技巧。

  1、用现代商务语言去替代过时或陈旧的表达

  商务邮件的目的在于传达信息或者说服对方，而不是参加作文竞赛评选，一定要让对方赞叹你的写作水平不可。为了达到沟通的目的，商务写作做到简洁自然，不说空话套话，用现代商务语言去替换过时或陈旧的表达。

  2、使用自然、口语化的方式写作

  商务邮件虽然是书面体，但它与一般的书面体(比如学术论文)不同。现代商务邮件写作提倡语言自然、流畅，就像面对面的口语交谈一样。我们可以在写作中融入一些自己的想法、个性和情感，让读者感觉到作者是一个活生生的人，而不是一台毫无感情的公文机器。

  这样的句子过于正式，读起来也很费解。这实际上会给读者造成距离感，影响商务沟通的效果，它们可以改为更加自然的说法。

  3、使用主动语态

  一般情况下，在商务邮件中使用被动语态会显得语气生硬、官腔官调，使用主动语态则会更加有趣有力。当然，并不是所有的情形下都必须要使用主动语态。当动作发出的主语不明确或者不重要的情况下要使用被动语态。

  同时，由于在被动语态中看不出动作发出者是谁，有时候在商业中为了逃避责任或者含糊其辞，我们也会使用被动语态。

  4、多使用动词而不是名词

  动词名词化(例如将avoid写成the avoidance of)会拉长句子，而且会使写出来的句子不够生动，缺少人情味。我们在写作时要尽量使用动词而不是名词。

  5、多使用短句

  研究表明，句子的长度与人们的理解程度有直接联系。当句子的长度在15至20个单词时，首次阅读就能理解的人所占的比例为75%，当句子单词长度在27个以上时，这一比例马上降到4%。由于商务邮件讲究沟通的效率和准确性，因此应该尽量使用短句。

  6、动笔之前先动脑

  在你拿出纸笔或者敲键盘之前，先想想你打算表达什么。很多人会犯的错误就是过早动笔，一边写一边整理思路，导致他们的文章结构不清、跳跃性强并且大量重复。”

  试问自己：读完我写的邮件、策划或者报告，读者应该了解什么?如果无法立即得到答案，就退回去，再花点时间组织观点。

  7、直截了当

  把你的要点直接放在前面。很多人发现他们在学校培养出来的写作习惯并不适用于商业社会。

  开篇就简洁明了地表达主题，这既节省读者时间，也能在你展开叙述之前，有效加强你的观点。

  在写大篇幅策划书和备忘录时，加纳建议，把核心问题和解决建议浓缩成150字以内的段落，写在首页开篇处。掌握总结问题的诀窍，因为，如果开篇不利，那你的总体行文质量都高不了。

  8、简洁清晰

  一句话能说清的，不要用三句话来说。用批判的眼光看你的文章，确保每个词都用在刀刃上。

  就英文来说，删掉不必要的词句。比如，可以说“consensus”的时候，就不要说“general consensus of opinion”

  同时，也建议删除介词结构(比如point of view变成viewpoint)，用名词结构代替分词(protected代替provided protection to)，并且用意义更强的动词代替系动词((indicates 比 is indicative of好)。

  9、避免行话和空话

  商业写作充斥着专业性的术语和缩写词。虽然这些词有时候可以用来有效缩减篇幅，但它们更多地体现了懒惰和混乱的思考。过多堆砌行话会让读者感觉在坐飞机——或者根本不知道你在说什么。

  术语并不能给文章加分，清晰和简洁是永恒的主题。避免使用假大空的词汇，人们经常错误地相信用华丽辞藻代替普通词汇是智慧的象征，其实不是这样的。

  10、写完读一读

  把自己想象成读者来阅读。要点清晰吗?结构缜密吗?句子简洁吗?布莱克本建议大声读出所写，这会让瑕疵自己暴露：观点之间的跳跃性、句型的冗杂、某些枝节的过于详细……

  不要害怕让你的同事或朋友帮你改文案。心态开放地接受他们的反馈，不要抵触。修改本身就是友谊的体现，这并不是攻击性行为。

  11、每天练一练

  写作是一项技能，训练才能强化技能，你可以每天阅读写作水平高的材料，并且注意选词、句子结构和行文方式。

  改变发生在写作和修改自己文章的过程中，并且这并非一蹴而就，花时间是值得的，因为好的作者在这项工作中自己会发生改变。

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